结构化的业务数据和非结构化的企业内容是紧密相连的，但是它们所受到的关注程度却截然不同。很多企业倾向于投资于建设企业资源计划（ERP）、客户关系管理（CRM）、供应商关系管理（SRM）和数据仓库等业务应用，而很少考虑企业内容管理的建设。这是一个常常被忽视的事实：ERP、CRM等业务流程通常是由非结构化的内容如邮件、合同、电子发票等触发和推动的。由于企业内容管理建设滞后发展，可能会导致一系列严重问题的出现，比如文件被随意存储、无法进行安全管理，缺乏与业务流程的关联，导致查找困难等等。为了消除业务数据与企业内容之间的管理鸿沟，增强对非结构化信息的管理能力，SAP提供了解决方案。下面我们将从消除企业内容管理孤岛、与核心业务流程紧密集成的角度来阐述SAP的功能特点，以及如何在端到端的业务流程中发挥其价值。
一、如何消除管理鸿沟？
在市场中，许多国内外供应商提供核心功能几乎没有差异的产品。这些传统产品只关注于企业内容本身，实现了集中存储和共享等功能。然而，将企业内容孤立看待，缺乏与业务数据的关联，导致与业务流程完全脱节。这样做会带来一些严重后果，比如很难获取一个业务对象的完整信息视图，从而降低了工作效率，并增加了法律和合规风险。
为解决这些问题，SAP提供了一种全新的模式，将企业内容与核心业务流程紧密集成。这种模式实现了企业内容与业务流程的无缝嵌入，确保与业务数据的同步，从而保证了一致的真实信息来源。一方面，业务系统可以直接查看相关内容，无需额外的系统登录和搜索操作；另一方面，企业内容根据业务的关联集合在一个目录下，用户可以访问所有相关文档。为了实现这些目标，SAP在元数据管理、关联关系建立以及流程管理方面提供了深度支持，使企业内容与核心业务应用相互配合。
元数据是描述文档特征信息的数据，包括供应商名称、订单号、金额、日期等内容。在有效管理非结构化企业内容方面，元数据起着关键作用，广泛用于分类、检索、流程管控和分析等功能。传统产品通过OCR识别和手动填写元数据，而一些声称应用了人工智能和机器学习的产品试图通过新技术来丰富元数据，但往往只能获取有限、不完整和不准确的信息。回到本质，企业内容不是孤立存在的，它们是业务流程的一部分，只有将其放回相应的业务场景中才能理解。通过与核心业务应用的紧密集成，SAP能够从关联的业务系统同步元数据信息，获取对企业内容的和真实描述。
关联关系指不同文档之间的联系。一方面，同一个业务对象可能会产生多个文档，例如采购业务涉及采购合同、采购订单、发票、清单等等；同时，不同业务对象之间也存在紧密的业务关系，比如采购合同与供应商、物料之间的关联。这是SAP的另一个独特之处，通过深度集成，将核心应用的业务关系纳入其中，形成准确的关联。通过SAP，我们可以从一张电子发票找到对应的合同、发货单等，并且还可以跳转到相应的供应商和物料的工作空间，反之亦然。
流程涉及企业内容的创建、审核、检索、归档和销毁等过程。SAP与核心业务流程配合，提供一致的真实信息和便捷的信息访问。以人事档案为例，当人力资源管理系统创建员工主数据后，SAP会自动生成员工档案目录；员工数据发生变更时，会自动触发员工档案的元数据更新；同时，可以直接从人力资源管理系统访问员工档案中的学历证书、聘任合同、调任函等内容。
二、融入核心业务流程
SAP 是一个与核心应用紧密集成的解决方案，它贯穿了端到端的业务流程，包括销售线索到收款流程、采购寻源到付款流程、员工的招聘到退休流程以及设计到运维流程。它提供项目管理、资产运营维护、全球贸易服务、客户关系管理等多种业务场景的解决方案。
下面简要介绍两个常见的应用场景：电子会计档案管理和企业资产管理。
1、电子会计档案管理
为了符合法规要求并结合财务领域的实践经验，SAP在其平台上提供了电子会计档案管理解决方案。该解决方案通过统一的接口自动采集会计凭证及相关材料，并与银行等系统对接，通过影像扫描客户端集中采集电子银行回单、对账单、实物凭证等。它提供端到端的规范管理，包括会计档案存档、保管、借阅和销毁档案的全流程管理。采用数字化和自动化技术可以降低财务管理成本，管控并保障会计数据的安全，满足内外部的合规要求。
2、企业资产管理
SAP的企业资产管理解决方案从设计到运维打造了数字主线，实现了所有数据的实时连接，实现智能升级。在SAP的数字化供应链框架下，该解决方案提供了管理非结构化信息的资产管理方案。一般企业需要管理技术规格、用户手册、维护记录、服务合同、图纸等所有相关信息，然而这些信息通常分散在不同地方，甚至只存在于纸质材料中。不一致、不完整的设备信息、复杂的文档交接流程和过时的管理方式可能对企业资产的运营维护带来挑战。
SAP企业资产管理解决方案消除了资产管理流程中SAP结构化数据和非结构化内容之间的隔阂，以一致且易于访问的方式管理设备和维护信息。通过与资产主数据的同步，确保文档和元数据的一致性，支持项目成员之间的轻松访问和协作，并确保符合环保法规和政策，降低企业和工厂层面的成本和风险，支持资产的规划、设计、基建、投用以及运营和维护的全生命周期管理。
